Diệu Linh
09-10-2009, 14:51
Số: 041009/HBS
TỔNG KẾT NỘI DUNG HỌP HBS
Ngày 08 tháng 10 năm 2009
Trên cơ sở:
- Nội dung cuộc họp ngày 4/10/2009 tại tầng 3, số 17 Hồ Đắc Di, HN của HBS miền Bắc
- Nội dung cuộc họp ngày 4/10/2009 tại Đại hùng bửu điện chùa Phước Hải – 165/17 đường 3/2 phường 11 quận 10 , TP. HCM của HBS miền Nam.
- Cùng các ý kiến đóng góp của các thành viên vắng mặt gửi tới hội nghị.
Thống nhất các công việc và cơ cấu tổ chức HBS như sau:
PHẦN 1: Nguyên Hội trưởng Hội Bông Sen Diệu Nhật tuyên bố lý do rút khởi vị trí hội trưởng Hội Bông Sen. Hiện nay, với những lý do cá nhân, Diệu Nhật xin phép được rút khỏi vai trò Hội trưởng Hội Bông Sen để dành nhiều thời gian hơn nữa cho công việc và gia đình. Tuy không còn ở vị trí Hội trưởng nhưng Diệu Nhật vẫn là tham gia cùng các hoạt động của Hội Bông Sen.
Thời gian gần 1 năm qua, Hội trưởng Diệu Nhật đã rất gắn bó và có rất nhiều đóng góp cho HBS từ những bước đầu thành lập đến nay. Các thành viên HBS sẽ luôn nhớ và cảm ơn công sức và tình cảm của Diệu Nhật đã dành cho HBS. Nay Diệu Nhật cần thời gian và tâm huyết để đảm đương một vai trò mới, mọi thành viên HBS tuy rất tiếc phải chia tay với Hội trưởng nhưng cũng đều rất hoan hỉ với sự lựa chọn mới của Diệu Nhật, xin chúc cho Diệu Nhật trong vai trò mới sẽ lại tiếp tục đạt được những thành công, góp phần giúp đạo của Phật pháp lan xa, tâm Bồ Đề tăng trưởng và lan rộng, cùng các bạn đồng tu mới đến bờ an lạc. Cũng xin chúc Diệu Nhật và gia đình luôn hạnh phúc, mọi việc đều hanh thông. Mong Diệu Nhật tuy không đảm đương vai trò Hội trưởng Hội Bông Sen nữa nhưng vẫn luôn song hành cùng HBS trên mọi phương diện, cả về tu tập lẫn tụ tập; đồng thời trong giai đoạn chuyển giao này, Diệu Nhật giúp đỡ các đạo hữu mới tiếp quản nhiệm vụ mới được thuận lợi.
PHẦN 2: TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC:
1. Bàn giao công việc của HT: - Diệu Nhật sẽ
- Chốt danh sách hội viên HBS tính đến ngày 30/9/2009 và chuyển lại cho Trưởng ban thư ký;
- Phối hợp thủ quỹ Diệu Thủy tổng kết thu, chi quỹ hội tính đến ngày 30/9/2009 và ký xác nhận ba bên – Diệu Hòa, Diệu Nhật, Diệu Thủy;
- Phối hợp thủ quỹ Diệu Thảo tổng kết thu, chi quỹ từ thiện tính đến ngày 30/9/2009 và ký xác nhận ba bên – Diệu Thảo, Diệu Hòa, Diệu Nhật;
- Tổng kết lại các chương trình Hội Bông Sen đã thực hiện có liên quan đến việc thu, chi tài chính như: cúng dường tượng Phật Ngọc, cúng dường thầy La Duy Khánh thành lập đạo tràng; tổ chức Lễ nhận quán đảnh; tổ chức Đại lễ phóng sinh, tịnh tài Box trợ niệm Hội Dược Sư, tổ chức thăm các bệnh nhân bệnh viện K cơ sở 2, thỉnh mền Quang Minh … Các thành viên là đầu cầu trong các chương trình nêu trên tổng hợp lại toàn bộ thu, chi để ký xác nhận ba bên – người lập biểu, Diệu Hòa, Diệu Nhật;
- Đối với các chương trình đang thực hiện như: tổ Bếp chùa Thanh Nhàn, tổ Ấn tống kinh sách … các thành viên là đầu cầu tổng kết thu, chi tính đến ngày 30/9/2009 để ký xác nhận ba bên – người lập biểu, Diệu Hòa, Diệu Nhật;
- Bàn giao các công việc đang thực hiện khác hoặc các công việc đang còn tồn đọng (nếu có);
- Có lời với Thầy trụ trì Chùa Võng Thị (là nơi Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ đang sinh hoạt) và giới thiệu Diệu Ninh với Thầy;
- Chuyển con dấu Hội Bông Sen cho Trưởng Ban thư ký giữ;
- Ngoài ra Diệu Nhật sẽ vẫn giúp đỡ hướng dẫn các bạn HBS các công việc liên quan cần thiết khác;
- Thời hạn bàn giao kết thúc trước ngày 30/10/2009. Toàn bộ các công việc đã bàn giao sẽ được thông báo tại topic này.
2. Cơ cấu tổ chức HBS:
Ban lãnh đạo gồm Hội trưởng, Hội phó, thành viên Ban quản trị, Trưởng ban thư ký.
2.1 Hội phó: Diệu Bích, Diệu Ninh, Như Kim, Diệu Thảo.
Các Hội phó sẽ luân phiên nhau đảm đương vai trò Hội trưởng trong thời gian 1 quý/một lần. Bắt đầu kể từ quý này trở đi (kể từ ngày 04/10/2009) Hội phó Diệu Bích giữ cương vị quyền hội trưởng, và lần lượt sẽ là Như Kim – Diệu Ninh – Diệu Thảo.
Mỗi Hội phó sẽ phụ trách một số mảng, cụ thể:
- Hội phó Diệu Thảo: Phụ trách quỹ từ thiện, các công việc đối ngoại, phụ trách Ban thư ký.
- Hội phó Diệu Bích: Phụ trách các hoạt động từ thiện của HBS, công việc phóng sinh, tổ ấn tống kinh sách, thư viện.
- Hội phó Diệu Ninh: Phụ trách các việc Phật sự, việc Đạo tràng, các công việc tổ bếp, tổ báo, phụ trách quỹ hội.
- Hội phó Như Kim: phụ trách các công việc của Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ miền Nam và toàn bộ các hoạt động của HBS (như từ thiện, ấn tống kinh sách, phóng sinh...) trong miền Nam; Đại diện phát ngôn chính cho những thông báo cũng như hoạt động của HBS miền Nam; Chịu trách nhiệm chính trong xuyên suốt buổi sinh hoạt của Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ miền Nam từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
2.2 Ban quản trị HBS: Diệu Hòa, Diệu Lan, Diệu Quế.
Nhiệm vụ của Ban quản trị: Giữ vững định hướng đường lối hoạt động HBS, Hoạt động Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ, góp ý về cơ cấu tổ chức HBS, thông qua các nội quy hoạt động hội, hoạt động Đạo tràng, quản lý trang web Hoibongsen.com...
Về thành phần BQT rất mong có thêm một thành viên của miền Nam, việc này sẽ do hội miền Nam đề cử biểu quyết và sẽ bổ sung (nếu có).
2.3 Ban thư ký: Trưởng ban: Diệu Linh; các thành viên: Các thành viên trong ban thư ký: Diệu Thơm, Kim Cang Quyền, Chân Tâm, Phúc Mạnh, Nguồn Đạo, Diệu Tây, Diệu Phương, Diệu Mây.
2.4 Tổ phóng sinh: tổ trưởng: Diệu Linh;
2.5 Tổ bếp: tổ trưởng: Diệu Ánh;
2.6 Tổ ấn tống: tổ trưởng: Diệu Quế;
2.7 Tổ báo: tổ trưởng: Diệu Thùy;
2.8 Quỹ Hội: thủ quỹ Diệu Thủy;
2.9 Quỹ từ thiện: thủ quỹ: Diệu Thảo.
Về cơ bản, các thủ quỹ, ban thư ký, các tổ như ấn tống kinh sách, phóng sinh, từ thiện, tổ bếp... giữ nguyên các vị trí tổ trưởng, thành viên cũng như các hoạt động như hiện tại. Mọi hoạt động đều do các hội viên HBS, các thành viên web hoibongsen.com cùng tham gia, đóng góp ý kiến và xây dựng. Tổ trưởng các tổ là đầu cầu nhận các khoản tiền đóng góp và có trách nhiệm cập nhật thu chi, tài chính công khai, tổng kết thông báo rõ ràng trên diễn dàn sau khi kết thúc một chương trình ngay trên topic liên quan đó và cứ hết một quý thì tổng kết sổ sách một lần.Trường hợp sau khi kết thúc các chương trình do Hội Bông Sen tổ chức (trừ chương trình từ thiện của Hội) còn dư tiền, thì số tiền đó sẽ được đưa vào Quỹ từ thiện của Hội Bông Sen để thực hiện các chương trình từ thiện do Hội đứng ra tổ chức.
Chi tiết như sau:
- Ban thư ký: Phụ trách quản lý danh sách hội viên HBS, chào đón hướng dẫn hội viên mới tham gia HBS và các thành viên mới tham giam web hoibongsen.com, tổ chức sự kiện, thăm hỏi hiếu hỉ, đăng ký trang phục đạo tràng, thu thập ý kiến đóng góp của các hội viên HBS, trả lời và hướng dẫn ngay nếu có thể, hoặc gửi cho lãnh đạo HBS nếu cần có ý kiến và rất nhiều các công việc không tên khác. Trưởng ban thư ký: lưu giữ con dấu, các văn bản tài liệu liên quan của Hội Bông Sen; phụ trách viêc lập, soạn thảo các mẫu biểu, văn bản, chứng từ… dùng cho hội; quản lý địa chỉ e_mail hoibongsen@gmail.com (hoibongsen@gmail.com) .…
- Quỹ hội: Do các hội viên HBS (trừ các hội viên miền Nam đóng góp theo quỹ riêng trong Nam) đóng góp, đóng 1 quý 1 lần, số tiền bắt buộc là 100.000/quý. Quỹ hội được dùng cho các việc liên quan đến sinh hoạt đạo tràng, việc chung của hội, các việc liên quan phát sinh. Thủ quỹ HBS: Diệu Thủy.
Với quỹ HBS miền Nam: Do các hội viên HBS miền Nam đóng góp. Thời gian và số tiền đóng góp theo như quy định chung. Tiền quỹ được chi dùng cho các việc nhang đèn hoa quả, cúng dường Tam bảo mỗi khi sinh hoạt đạo tràng miền Nam. Mỗi tháng hội Miền Nam sẽ tổng kết quỹ 1 lần và thông báo trong topic thu chi quỹ miền Nam.
Thủ quỹ HBS miền Nam: Maika_PS
- Quỹ từ thiện HBS: Do các hội viên HBS, các thành viên web HBS, các tấm lòng hảo tâm xa gần tự nguyện đóng góp. Quỹ từ thiện được dùng cho các hoạt động từ thiện do Hội bông sen phát động, Hội sẽ cố gắng tổ chức 1 quý tổ chức một lần, chi tiết từng chương trình từ thiện được thông báo chính thức trên diễn đàn HBS (lưu ý không phải là hoạt động từ thiện do cá nhân khởi xướng). Tiền quỹ từ thiện chỉ dùng cho mục đích từ thiện, không được sử dụng cho bất cứ mục đích gì khác, số tiền còn thừa sau mỗi đợt từ thiện (nếu có) thì sẽ chỉ được chuyển cho các chương trình từ thiện tiếp theo của Hội.
- Quỹ từ thiện cá nhân: Tùy theo từng chương trình cụ thể mà có thủ quỹ nhận tiền cụ thể. Thủ quỹ hay người chịu trách nhiệm chính cho trương trình từ thiện đó phải cập nhật thông tin, thu chi rõ ràng và công bố trên diễn đàn ngay trong topic của chương trình đó.
- Tổ phóng sinh: phụ trách định kỳ phóng sinh vào các buổi sinh hoạt Đạo tràng và các hoạt động phóng sinh đột xuất. Tổ trưởng: Diệu Linh
- Tổ bếp: phụ trách phối hợp với Chùa Thanh Nhàn định kỳ góp phần tài chính tặng các suất cơm cho các bệnh nhân nghèo và các việc phát sinh liên quan. Tổ trưởng: Diệu Ánh.
- Tổ ấn tống: Phụ trách lưu giữ các tài liệu tu tập, kinh sách, băng đĩa giảng pháp..., phát động các đợt quyên góp ấn tống kinh sách có ý nghĩa được lãnh đạo Hội thông qua, giúp các cá nhân có nhã ý ấn tống kinh sách phù hợp và các công việc liên quan. Tổ trưởng: Diệu Quế.
- Tổ báo: Quyên góp tặng báo cho bệnh nhân ở các bệnh viện, mua bán sách báo cũ gây quỹ làm từ thiện.. Tổ trưởng: Diệu Thùy.
3. Sinh hoạt Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ:
- Dẫn chúng Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ miền bắc: tạm thời là Quảng Nguyện (nick cũ Chantam), Diệu Thảo; Gõ khánh: Quảng Trí, Phúc Mạnh, Nguồn Đạo. Khuyến khích tất cả mọi thành viên đạo tràng cùng tập để có thể luân phiên nhau dẫn chúng.
- Dẫn chúng đạo tràng miền Nam: Trách nhiệm chính Quảng Nghiêm, hỗ trợ Như Kim.
- Nghi thức tụng niệm: Miền Bắc theo cuốn Nghi thức tụng niệm do HBS ấn tặng; Miền Nam theo nghi thức Tịnh độ do đạo hữu Tâm Thuấn (Kim Cang Bách) biên soạn, hiệu đính bởi Quảng Nghiêm.
- Lịch sinh hoạt Đạo tràng: tại miền Bắc vẫn thực hiện theo lịch sinh hoạt đã được Thầy trụ trì chùa Võng Thị chấp thuận. Nếu có thay đổi, Ban Lãnh đạo Hội sẽ có thông báo tới các hội viên; Tại miền Nam theo như thông báo của Trưởng Đạo tràng miền Nam.
4. Quản lý trang web hoibongsen:
- Đã nhất trí bầu Admin và các Mod chuyên mục.
- Các đóng góp khác cho giao diện trang web, cách sắp xếp bố cục trang web, chức năng sửa bài.... đã được admin ghi nhận và có điều chỉnh khắc phục phù hợp trong thời gian tới.
5. Nhắc nhở chung:
- Việc tham gia sinh hoạt Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ là do các hội viên tự nguyện. Nhưng khi đã đăng ký tham gia rồi thì bắt buộc các hội viên sinh hoạt Đạo tràng phải tuân thủ nội quy của Hội. Hội viên vắng mặt cố gắng báo trước với Ban thư ký (có thể với trưởng ban hoặc một trong các thành viên ban thư ký).
- Các hội viên luôn trao đổi, học tập, bàn luận trên tinh thần lục hòa khí, kính trọng lễ phép với các Thầy.
- Không bài xích chê bai bất cứ một pháp môn nào, một tôn giáo nào.
- Các ý kiến đóng góp cho HBS xin gửi về hộp thư: hoibongsen@gmail.com (hoibongsen@gmail.com)
- Các nội quy của HBS, nội quy sinh hoạt Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ, nội quy trên web hoibongsen.com, các mẫu biểu chứng từ cần thiết sẽ tiếp tục được xây dựng cho ngày một chặt chẽ và hoàn thiện hơn.
Thay mặt Hội Bông Sen
Q. Hội trưởng: Diệu Bích.
TỔNG KẾT NỘI DUNG HỌP HBS
Ngày 08 tháng 10 năm 2009
Trên cơ sở:
- Nội dung cuộc họp ngày 4/10/2009 tại tầng 3, số 17 Hồ Đắc Di, HN của HBS miền Bắc
- Nội dung cuộc họp ngày 4/10/2009 tại Đại hùng bửu điện chùa Phước Hải – 165/17 đường 3/2 phường 11 quận 10 , TP. HCM của HBS miền Nam.
- Cùng các ý kiến đóng góp của các thành viên vắng mặt gửi tới hội nghị.
Thống nhất các công việc và cơ cấu tổ chức HBS như sau:
PHẦN 1: Nguyên Hội trưởng Hội Bông Sen Diệu Nhật tuyên bố lý do rút khởi vị trí hội trưởng Hội Bông Sen. Hiện nay, với những lý do cá nhân, Diệu Nhật xin phép được rút khỏi vai trò Hội trưởng Hội Bông Sen để dành nhiều thời gian hơn nữa cho công việc và gia đình. Tuy không còn ở vị trí Hội trưởng nhưng Diệu Nhật vẫn là tham gia cùng các hoạt động của Hội Bông Sen.
Thời gian gần 1 năm qua, Hội trưởng Diệu Nhật đã rất gắn bó và có rất nhiều đóng góp cho HBS từ những bước đầu thành lập đến nay. Các thành viên HBS sẽ luôn nhớ và cảm ơn công sức và tình cảm của Diệu Nhật đã dành cho HBS. Nay Diệu Nhật cần thời gian và tâm huyết để đảm đương một vai trò mới, mọi thành viên HBS tuy rất tiếc phải chia tay với Hội trưởng nhưng cũng đều rất hoan hỉ với sự lựa chọn mới của Diệu Nhật, xin chúc cho Diệu Nhật trong vai trò mới sẽ lại tiếp tục đạt được những thành công, góp phần giúp đạo của Phật pháp lan xa, tâm Bồ Đề tăng trưởng và lan rộng, cùng các bạn đồng tu mới đến bờ an lạc. Cũng xin chúc Diệu Nhật và gia đình luôn hạnh phúc, mọi việc đều hanh thông. Mong Diệu Nhật tuy không đảm đương vai trò Hội trưởng Hội Bông Sen nữa nhưng vẫn luôn song hành cùng HBS trên mọi phương diện, cả về tu tập lẫn tụ tập; đồng thời trong giai đoạn chuyển giao này, Diệu Nhật giúp đỡ các đạo hữu mới tiếp quản nhiệm vụ mới được thuận lợi.
PHẦN 2: TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC:
1. Bàn giao công việc của HT: - Diệu Nhật sẽ
- Chốt danh sách hội viên HBS tính đến ngày 30/9/2009 và chuyển lại cho Trưởng ban thư ký;
- Phối hợp thủ quỹ Diệu Thủy tổng kết thu, chi quỹ hội tính đến ngày 30/9/2009 và ký xác nhận ba bên – Diệu Hòa, Diệu Nhật, Diệu Thủy;
- Phối hợp thủ quỹ Diệu Thảo tổng kết thu, chi quỹ từ thiện tính đến ngày 30/9/2009 và ký xác nhận ba bên – Diệu Thảo, Diệu Hòa, Diệu Nhật;
- Tổng kết lại các chương trình Hội Bông Sen đã thực hiện có liên quan đến việc thu, chi tài chính như: cúng dường tượng Phật Ngọc, cúng dường thầy La Duy Khánh thành lập đạo tràng; tổ chức Lễ nhận quán đảnh; tổ chức Đại lễ phóng sinh, tịnh tài Box trợ niệm Hội Dược Sư, tổ chức thăm các bệnh nhân bệnh viện K cơ sở 2, thỉnh mền Quang Minh … Các thành viên là đầu cầu trong các chương trình nêu trên tổng hợp lại toàn bộ thu, chi để ký xác nhận ba bên – người lập biểu, Diệu Hòa, Diệu Nhật;
- Đối với các chương trình đang thực hiện như: tổ Bếp chùa Thanh Nhàn, tổ Ấn tống kinh sách … các thành viên là đầu cầu tổng kết thu, chi tính đến ngày 30/9/2009 để ký xác nhận ba bên – người lập biểu, Diệu Hòa, Diệu Nhật;
- Bàn giao các công việc đang thực hiện khác hoặc các công việc đang còn tồn đọng (nếu có);
- Có lời với Thầy trụ trì Chùa Võng Thị (là nơi Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ đang sinh hoạt) và giới thiệu Diệu Ninh với Thầy;
- Chuyển con dấu Hội Bông Sen cho Trưởng Ban thư ký giữ;
- Ngoài ra Diệu Nhật sẽ vẫn giúp đỡ hướng dẫn các bạn HBS các công việc liên quan cần thiết khác;
- Thời hạn bàn giao kết thúc trước ngày 30/10/2009. Toàn bộ các công việc đã bàn giao sẽ được thông báo tại topic này.
2. Cơ cấu tổ chức HBS:
Ban lãnh đạo gồm Hội trưởng, Hội phó, thành viên Ban quản trị, Trưởng ban thư ký.
2.1 Hội phó: Diệu Bích, Diệu Ninh, Như Kim, Diệu Thảo.
Các Hội phó sẽ luân phiên nhau đảm đương vai trò Hội trưởng trong thời gian 1 quý/một lần. Bắt đầu kể từ quý này trở đi (kể từ ngày 04/10/2009) Hội phó Diệu Bích giữ cương vị quyền hội trưởng, và lần lượt sẽ là Như Kim – Diệu Ninh – Diệu Thảo.
Mỗi Hội phó sẽ phụ trách một số mảng, cụ thể:
- Hội phó Diệu Thảo: Phụ trách quỹ từ thiện, các công việc đối ngoại, phụ trách Ban thư ký.
- Hội phó Diệu Bích: Phụ trách các hoạt động từ thiện của HBS, công việc phóng sinh, tổ ấn tống kinh sách, thư viện.
- Hội phó Diệu Ninh: Phụ trách các việc Phật sự, việc Đạo tràng, các công việc tổ bếp, tổ báo, phụ trách quỹ hội.
- Hội phó Như Kim: phụ trách các công việc của Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ miền Nam và toàn bộ các hoạt động của HBS (như từ thiện, ấn tống kinh sách, phóng sinh...) trong miền Nam; Đại diện phát ngôn chính cho những thông báo cũng như hoạt động của HBS miền Nam; Chịu trách nhiệm chính trong xuyên suốt buổi sinh hoạt của Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ miền Nam từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
2.2 Ban quản trị HBS: Diệu Hòa, Diệu Lan, Diệu Quế.
Nhiệm vụ của Ban quản trị: Giữ vững định hướng đường lối hoạt động HBS, Hoạt động Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ, góp ý về cơ cấu tổ chức HBS, thông qua các nội quy hoạt động hội, hoạt động Đạo tràng, quản lý trang web Hoibongsen.com...
Về thành phần BQT rất mong có thêm một thành viên của miền Nam, việc này sẽ do hội miền Nam đề cử biểu quyết và sẽ bổ sung (nếu có).
2.3 Ban thư ký: Trưởng ban: Diệu Linh; các thành viên: Các thành viên trong ban thư ký: Diệu Thơm, Kim Cang Quyền, Chân Tâm, Phúc Mạnh, Nguồn Đạo, Diệu Tây, Diệu Phương, Diệu Mây.
2.4 Tổ phóng sinh: tổ trưởng: Diệu Linh;
2.5 Tổ bếp: tổ trưởng: Diệu Ánh;
2.6 Tổ ấn tống: tổ trưởng: Diệu Quế;
2.7 Tổ báo: tổ trưởng: Diệu Thùy;
2.8 Quỹ Hội: thủ quỹ Diệu Thủy;
2.9 Quỹ từ thiện: thủ quỹ: Diệu Thảo.
Về cơ bản, các thủ quỹ, ban thư ký, các tổ như ấn tống kinh sách, phóng sinh, từ thiện, tổ bếp... giữ nguyên các vị trí tổ trưởng, thành viên cũng như các hoạt động như hiện tại. Mọi hoạt động đều do các hội viên HBS, các thành viên web hoibongsen.com cùng tham gia, đóng góp ý kiến và xây dựng. Tổ trưởng các tổ là đầu cầu nhận các khoản tiền đóng góp và có trách nhiệm cập nhật thu chi, tài chính công khai, tổng kết thông báo rõ ràng trên diễn dàn sau khi kết thúc một chương trình ngay trên topic liên quan đó và cứ hết một quý thì tổng kết sổ sách một lần.Trường hợp sau khi kết thúc các chương trình do Hội Bông Sen tổ chức (trừ chương trình từ thiện của Hội) còn dư tiền, thì số tiền đó sẽ được đưa vào Quỹ từ thiện của Hội Bông Sen để thực hiện các chương trình từ thiện do Hội đứng ra tổ chức.
Chi tiết như sau:
- Ban thư ký: Phụ trách quản lý danh sách hội viên HBS, chào đón hướng dẫn hội viên mới tham gia HBS và các thành viên mới tham giam web hoibongsen.com, tổ chức sự kiện, thăm hỏi hiếu hỉ, đăng ký trang phục đạo tràng, thu thập ý kiến đóng góp của các hội viên HBS, trả lời và hướng dẫn ngay nếu có thể, hoặc gửi cho lãnh đạo HBS nếu cần có ý kiến và rất nhiều các công việc không tên khác. Trưởng ban thư ký: lưu giữ con dấu, các văn bản tài liệu liên quan của Hội Bông Sen; phụ trách viêc lập, soạn thảo các mẫu biểu, văn bản, chứng từ… dùng cho hội; quản lý địa chỉ e_mail hoibongsen@gmail.com (hoibongsen@gmail.com) .…
- Quỹ hội: Do các hội viên HBS (trừ các hội viên miền Nam đóng góp theo quỹ riêng trong Nam) đóng góp, đóng 1 quý 1 lần, số tiền bắt buộc là 100.000/quý. Quỹ hội được dùng cho các việc liên quan đến sinh hoạt đạo tràng, việc chung của hội, các việc liên quan phát sinh. Thủ quỹ HBS: Diệu Thủy.
Với quỹ HBS miền Nam: Do các hội viên HBS miền Nam đóng góp. Thời gian và số tiền đóng góp theo như quy định chung. Tiền quỹ được chi dùng cho các việc nhang đèn hoa quả, cúng dường Tam bảo mỗi khi sinh hoạt đạo tràng miền Nam. Mỗi tháng hội Miền Nam sẽ tổng kết quỹ 1 lần và thông báo trong topic thu chi quỹ miền Nam.
Thủ quỹ HBS miền Nam: Maika_PS
- Quỹ từ thiện HBS: Do các hội viên HBS, các thành viên web HBS, các tấm lòng hảo tâm xa gần tự nguyện đóng góp. Quỹ từ thiện được dùng cho các hoạt động từ thiện do Hội bông sen phát động, Hội sẽ cố gắng tổ chức 1 quý tổ chức một lần, chi tiết từng chương trình từ thiện được thông báo chính thức trên diễn đàn HBS (lưu ý không phải là hoạt động từ thiện do cá nhân khởi xướng). Tiền quỹ từ thiện chỉ dùng cho mục đích từ thiện, không được sử dụng cho bất cứ mục đích gì khác, số tiền còn thừa sau mỗi đợt từ thiện (nếu có) thì sẽ chỉ được chuyển cho các chương trình từ thiện tiếp theo của Hội.
- Quỹ từ thiện cá nhân: Tùy theo từng chương trình cụ thể mà có thủ quỹ nhận tiền cụ thể. Thủ quỹ hay người chịu trách nhiệm chính cho trương trình từ thiện đó phải cập nhật thông tin, thu chi rõ ràng và công bố trên diễn đàn ngay trong topic của chương trình đó.
- Tổ phóng sinh: phụ trách định kỳ phóng sinh vào các buổi sinh hoạt Đạo tràng và các hoạt động phóng sinh đột xuất. Tổ trưởng: Diệu Linh
- Tổ bếp: phụ trách phối hợp với Chùa Thanh Nhàn định kỳ góp phần tài chính tặng các suất cơm cho các bệnh nhân nghèo và các việc phát sinh liên quan. Tổ trưởng: Diệu Ánh.
- Tổ ấn tống: Phụ trách lưu giữ các tài liệu tu tập, kinh sách, băng đĩa giảng pháp..., phát động các đợt quyên góp ấn tống kinh sách có ý nghĩa được lãnh đạo Hội thông qua, giúp các cá nhân có nhã ý ấn tống kinh sách phù hợp và các công việc liên quan. Tổ trưởng: Diệu Quế.
- Tổ báo: Quyên góp tặng báo cho bệnh nhân ở các bệnh viện, mua bán sách báo cũ gây quỹ làm từ thiện.. Tổ trưởng: Diệu Thùy.
3. Sinh hoạt Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ:
- Dẫn chúng Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ miền bắc: tạm thời là Quảng Nguyện (nick cũ Chantam), Diệu Thảo; Gõ khánh: Quảng Trí, Phúc Mạnh, Nguồn Đạo. Khuyến khích tất cả mọi thành viên đạo tràng cùng tập để có thể luân phiên nhau dẫn chúng.
- Dẫn chúng đạo tràng miền Nam: Trách nhiệm chính Quảng Nghiêm, hỗ trợ Như Kim.
- Nghi thức tụng niệm: Miền Bắc theo cuốn Nghi thức tụng niệm do HBS ấn tặng; Miền Nam theo nghi thức Tịnh độ do đạo hữu Tâm Thuấn (Kim Cang Bách) biên soạn, hiệu đính bởi Quảng Nghiêm.
- Lịch sinh hoạt Đạo tràng: tại miền Bắc vẫn thực hiện theo lịch sinh hoạt đã được Thầy trụ trì chùa Võng Thị chấp thuận. Nếu có thay đổi, Ban Lãnh đạo Hội sẽ có thông báo tới các hội viên; Tại miền Nam theo như thông báo của Trưởng Đạo tràng miền Nam.
4. Quản lý trang web hoibongsen:
- Đã nhất trí bầu Admin và các Mod chuyên mục.
- Các đóng góp khác cho giao diện trang web, cách sắp xếp bố cục trang web, chức năng sửa bài.... đã được admin ghi nhận và có điều chỉnh khắc phục phù hợp trong thời gian tới.
5. Nhắc nhở chung:
- Việc tham gia sinh hoạt Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ là do các hội viên tự nguyện. Nhưng khi đã đăng ký tham gia rồi thì bắt buộc các hội viên sinh hoạt Đạo tràng phải tuân thủ nội quy của Hội. Hội viên vắng mặt cố gắng báo trước với Ban thư ký (có thể với trưởng ban hoặc một trong các thành viên ban thư ký).
- Các hội viên luôn trao đổi, học tập, bàn luận trên tinh thần lục hòa khí, kính trọng lễ phép với các Thầy.
- Không bài xích chê bai bất cứ một pháp môn nào, một tôn giáo nào.
- Các ý kiến đóng góp cho HBS xin gửi về hộp thư: hoibongsen@gmail.com (hoibongsen@gmail.com)
- Các nội quy của HBS, nội quy sinh hoạt Đạo tràng Di Đà Giác Ngộ, nội quy trên web hoibongsen.com, các mẫu biểu chứng từ cần thiết sẽ tiếp tục được xây dựng cho ngày một chặt chẽ và hoàn thiện hơn.
Thay mặt Hội Bông Sen
Q. Hội trưởng: Diệu Bích.